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办公室工作问题探讨

期刊分类:期刊文摘   期刊等级:1   地区:北京市
《办公室工作问题探讨》简介

办公室,是企业事业单位中不可缺少的综合性的管理机构。随着时代的进一步发展,办公室的工作也在不断地变化发展着。办公室工作在我们这样的基础建设施工单位项目上的作用是不可替代的。领悟办公室工作的基本要求,将办公室工作的特征认识清楚,能充分的发挥办公室工作的作用。
  对办公室工作的基本特征有正确的认识
  办公室工作是为了管理领导及其工作服务的发挥参谋助手、将上下左右作用的辅助管理和服务工作更好的沟通,它的主要认识是参与政务、搞好服务和处理政务,具有政治性、被动型、政策性、事务性等特点。在新形势的历史时期下,领导的管理方式正在由粗放型向集约型转变。因此,办公室的工作必须在思想和行动上随之转变。想要真正在形势下做好办公室工作,必须以“三个代表重要思想”为指导,并且对办公室工作的基本特征有正确的认识。
  无论中央还是地方,无论事业单位还是企业单位,不管如何设置组织机构,如何调整人员,如何变化名称,办公室以及办公室中必要的工作人员从未少过。它的基本职能主要是直接为领导机关和领导活动提供优质服务并起着不可或缺的作用,它具有综合性的管理职能,概括起来说是:掌握事务,参与政务,搞好服务。在日常工作中看,办公室的基本职能具有如下鲜明特征:
  一、形象性。办公室处于特殊地位,是一个单位的“窗口”具有上传下达、左右协调、内外联系的特殊作用。人们对一个单位的看法,往往第一印象是对第一次接触的办公室工作人员的印象。所以,时时刻刻保持良好的形象是办公室工作人员的第一要求。
  二、综合性。办公室的工作接触面比较广,对上要与领导或主管部门打交道,对下要与下属单位、各职能部门打交道,对外要与有关单位联系。所以办公室起到的是桥梁和纽带的作用,这就要求办公室工作人员具有较为全面的综合知识和能力。
  三、事务性。办公室工作除了要处理日常事务意外,还要面对许多突发性、临时性的工作,这就要求办公室人员具备较强的应变能力、分析判断能力,在工作中有条理性并且始终保持清醒的头脑。
  四、服务性。办公室既是不能脱离领导独立存在的个体,又是不能脱离群众高高在上的,这就要求办公室的工作人员稳重、严谨,将自己的服务性地位弄清楚。
  将办公室工作的主要作用充分发挥
  在一般的情况下,只要提到办公室的工作,人们马上想到琐碎的公文处理、接待来人、职工的吃喝拉撒、门窗的修补等等杂事。的确,杂碎是办公室工作的基本特点,因此,要搞好本职工作要有一颗平常心,吃苦耐劳、乐于奉献的精神。以江总书记的“三个作用”为核心在实践中坐到以下三点:
  一、当好领导的参谋助手,发挥工作主动性。参谋主要的是谋划,助手侧重于帮助。讲参谋助手的作用发挥好,主要为领导提供准确、及时、全面的信息,积极的为领导决策服务。在实际的工作中,将办公室人员与各部门的沟通和联络不断地强化,将紧急信息、问题性信息和全局性信息的报送力度加大,将质量较高的信息最快地进入领导决策层,为了领导及时地掌握情况、科学决策提供良好的依据。
  二、强化中心决策的监督检查,注重工作的实效性。监督检查工作的落脚点和出发点主要在于确保上级主管部门和本单位领导决策的落实及政令的畅通。对于这个基本目标,要将监督检查力度不断加大,将督查工作的职能作用较好的发挥。一是将重大决策的督查落实抓好。实行动态督查与静态督查相结合,对于每个阶段的中心重点工作和任务,凡是落实时间较短的,要特事特办,随机立项,将监督的实效性增强;对于落实时间跨度较长、涉及面广的工作实行动态跟踪督查工作,坚持系列反馈、追踪调查、及时汇报的原则。二是抓好难点、热点问题的调查落实。如新上项目建点、市政工程绿化迁移、管线迁改、交通疏解、征地拆迁等及汇总整理上报给领导,在搞好组织督查的同时,我们充分发挥新闻舆论的作用,接受群众的监督,促进工作中公开、公平、公正原则。三是将重点工作的督查和落实抓好。将领导督查于部门督查相结合,办公室工作人员首先要清楚督查工作是为了集体和领导服务,抓落实的第一责任人是领导,协调有关部门抓好重点工作的落实便需要我们组织督查,积极为领导提供督查前、中、后的优质服务。
  三、搞好工作的综合协调,把握工作全局性。从综合意义上讲,没有综合协调便没有办公室的工作,综合协调搞不好办公室的工作便做不好。树立大局观念、全局观念是搞好综合协调的基本前提。综合协调工作是建立在辅助领导协调的基础上的,因此,在较大的问题上应该严格按照领导所定的目标要求进行,遵纪守法,不擅自做主、多请示报告,处理问题不掺杂私心杂念,到位而非越位;协调职权范围内的事务,要积极主动,勤奋工作,大胆负责。
  将办公室工作的基本要求领悟做好
  将办公室工作队伍建设成高素质的队伍,既是不断发展新形势和新任务的客观要求,也是建设办公室队伍自身的迫切要求。没有高素质的办公室工作人员,就没有办公室服务工作的高质量化。
  一、坚持不懈的学习。做好办公室工作的根本是坚持不懈的学习,首先要学好理论和政策,我们行动的指南是理论和政策,掌握好国家的政策才能行之有据、有所遵循。所以,办公室的工作人员要狠下功夫学习国家的法律、法规以及党的路线、方针、政策。只有在理论素养和政策水平方面具备了较高的水平,才能识大体、顾大局,在认识问题、分析问题和解决问题的能力上不断增强,才能坚定正确的政治信念,在实际工作中求实创新、积极主动地发挥好办公室职能的作用。其次是将办公基本知识学习好。就新员工三级教育、项目全体人员安全学习、项目安全消防、等业务知识方面学习好,还要掌握一定的统计、计算机操作等基本技能。只有这样,才能做好实际工作。
  二、树立全心全意一切为所在项目工作的思想。办公室由于所处的特殊地位所以在这个岗位上一定要时时刻刻有集体精神,不能因为与领导接触的多了而产高高在上的工作作风,有时甚至将为领导服务与为生产一线服务相对立。事实上,领导就意味着服务,为领导服务最终意味着为施工生产一线服务;而脱离员工,脱离基层,就不可能深入调查基层实际情况,也不可能发挥为领导决策服务的作用,更走不出事务性工作的圈子。所以,办公室工作人员要自觉端正态度,时刻以维护所在项目的合法权益为重,搞好各部门的协调工作,及时解决各部门之间的矛盾。只有这样,基层各工区及员工才能对办公室工作得以信赖和支持,才能更好的深入基层并且提供有利条件。
  三、讲究方式方法,优质高效、忙而不乱。办公室的工作要做到有规矩有章法,减少工作差错,防治工作的随意性。做到做事情细密认真、周密科学;办公时规矩标准;办事严谨高效并且落在实处。同时,最容易出现漏洞、失误和误会的部分是认清领导间分工和科室分工的结合部,也是办公室主任协调和补台的地方,将这些工作都做好了,协调工作就不会出现大的漏洞。
  办公室的工作业务比较广,它不仅仅只是在办公室里,还包括文件处理、接待工作、信息处理等等。再做各种各样性质的办公室工作时,涉及到的知识面不仅仅是办公室,在它之外还有一个很大的延伸。搞好和其他部门的关系对于做好办公室工作起着重要的作用。而且,办公室的工作人员也要做到政治上可靠、工作上勤奋、作风上严谨、学习上刻苦、思想上上进。提高办公室的服务水平和服务质量。坚持服务工作的主动性和预见性以及优质高效性的要求。扎扎实实做好办公室工作。